Если увольняется главбух, кто несет ответственность за его прошлые ошибки?

Прежде отметим, что процедура приема и сдачи дел при назначении и освобождении от должности главного бухгалтера оформляется составлением акта (п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением СМ СССР от 24.01.1980. N 59). Такая процедура необходима для того, чтобы строго разграничить ответственность за действия нового бухгалтера и действия его предшественника (ответственность главного бухгалтера предусмотрена Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете)).Однако в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от старого бухгалтера к новому. Таким образом, организация вправе самостоятельно разработать соответствующие правила, руководствуясь общими требованиями Закона о бухучете. Форму акта организация вправе разработать сама, так как утвержденной формы не существует.На практике в качестве ориентира обычно используют Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38.Итак, процедуру передачи дел при смене главного бухгалтера следует начинать с оформления соответствующего приказа руководителя о приеме-передаче дел.После издания приказа прием и сдача дел оформляется актом, который разграничивает ответственность принимающего и передающего дела. Как уже было отмечено, утвержденной формы акта не существует. При этом передавать необходимо все документы, относящиеся к сфере ответственности главного бухгалтера в соответствии с Законом о бухучете (в акте должны быть указаны наименования и другие реквизиты документов). Бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее 5 лет (ст. 17 Закона о бухучете), поэтому передавать дела нужно за этот период. В акте также может быть отражена информация об отсутствующих в бухгалтерии документах, о выявленных неточностях между данными учета и бухгалтерской отчетности. Акт подписывается старым и новым бухгалтером и утверждается руководителем организации.Некоторые специалисты считают, что акт о приеме-передаче дел должен быть составлен в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии организации, а второй у бухгалтера, передающего дела.http://www.buhgalt.ru/faq/От себя добавлю, что при составлении акта о приеме-передаче дел можно руководствоваться Приложением к Приказу ГТК РФ от 27.10.2003 N 1210 "Об утверждении Порядка приема-передачи дел при освобождении от должности и назначении на должность начальника таможенного органа (руководителя учреждения, подведомственного ГТК России) и главного бухгалтера" и использовать их в части, касающейся приемо-передачи дел бухгалтерской отчетности.УТВЕРЖДАЮАКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛот "__" ________ 200_ г.В соответствии с приказом ____ от ____________ N _____________Комиссия в составе _______________________________________________(должность, инициалы, фамилия)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________произвела прием-передачу дел по состоянию на 1 __________ 200_ г.от ______________________________, уволенного приказом от ________(должность, инициалы, фамилия)N _______, к ______________________________, назначенному приказом(должность, инициалы, фамилия)от __________ N ______, состоящих из следующих документов:I. Учредительные документы (приложение - перечень документов илист ознакомления).II. Документации таможенного органа (штаты, личные деладолжностных лиц, приказы по основной деятельности, распоряжения идругие документы, оформленные в соответствии с номенклатурой дел)(приложение - справки с указанием общего количества дел и крайнихдат).III. Бухгалтерские документы (приложение - списки, описи суказанием общего количества дел и крайних дат).IV. Денежные средства.1. Остатки по лицевым счетам по состоянию на 1 _____ 200_ г.;2. Остатки в кассе таможенного органа по состояниюна 1 ________ 200_ г.3. Уведомления о доведенных лимитах бюджетных обязательств ибюджетных ассигнований по состоянию на 1 ___________ 200_ г.4. Утвержденная смета расходов на содержание таможенногооргана по состоянию на 1 _______ 200_ г.5. Справки об остатке лимита кассы.V. Имущество, закрепленное за таможенным органом на правеоперативного управления, по состоянию на 1 _______ 200_ г.:1. Здания и сооружения на сумму _________________________ руб.2. Машины и оборудование на сумму _______________________ руб.3. Транспортные средства на сумму _______________________ руб.4. Инструмент и хозяйственный инвентарь на сумму ________ руб.5. Прочие основные средства на сумму ____________________ руб.6. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на сумму __ руб.7. Материалы на сумму ___________________________________ руб.VI. Расчеты.1. Дебиторская задолженность по текущим расходам на сумму_________________ руб. (приложение - опись).2. Дебиторская задолженность по капитальному строительству насумму ________________ руб. (приложение - опись).3. Кредиторская задолженность по текущим расходам насумму ______________ руб. (приложение - опись).4. Кредиторская задолженность по капитальному строительству насумму ______________ руб. (приложение - опись).5. Договора-обязательства (приложение - перечень).6. Незавершенное строительство на сумму ___ руб. (приложение -опись).VII. Прочие документы.1. Документы проверок финансово-хозяйственной деятельности(перечень актов).2. Договоры об индивидуальной материальной ответственности сдолжностными лицами таможенного органа по состоянию на 1 _________200_ г., заключенные в соответствии с требованиями о ведениибухгалтерского учета, в количестве ___ экз.VIII. Гербовая печать таможенного органа.Сдал: ________________________ Принял: __________________________(подпись, инициалы, (подпись, инициалы,фамилия) фамилия)Председатель комиссии ____________________________________________(подпись, инициалы, фамилия)Члены комиссии:__________________________________________________________________(должность, инициалы, фамилия)__________________________________________________________________(должность, инициалы, фамилия)__________________________________________________________________(должность, инициалы, фамилия)И здесь же размещаю статью"ЗУБ" НА ПРЕДШЕСТВЕННИКА(Должны ли генеральный директор и главный бухгалтеротвечать за ошибки уволившихся коллег?)После увольнения генерального директора ОАО "Деньги" в связи с истечением срока трудового контракта главный бухгалтер покинул фирму по собственному желанию. Как известно, прием и сдачу дел при назначении главбуха на должность и освобождении от нее оформляют актом. Этому событию предшествует инвентаризация имущества и обязательств компании. По итогам инвентаризации расхождений между фактическим наличием товарно-материальных ценностей в ОАО "Деньги" и сведениями его бухгалтерского учета обнаружено не было. Однако прием-передачу дел от бывшего главбуха новому документально не оформляли. Последний принял дела "устно". Результаты проведенной инвентаризации были отражены в бухгалтерском учете.После того как новый генеральный директор вступил в должность, он решил провести повторную инвентаризацию ТМЦ компании. По ее итогам была обнаружена недостача имущества. Более того, выяснилось, что часть первичных документов за период деятельности бывшей администрации в бухгалтерии отсутствует. Очевидно, у компании возникнут проблемы с инспекторами. Ведь по закону в бухгалтерии должны находиться абсолютно все необходимые отчетные документы, в том числе первичные. Своевременность принятия их к учету контролирует главный бухгалтер. Ведь именно он проводит учетную политику фирмы в жизнь и создает систему оформления хозяйственных операций первичными учетными документами. Кроме того, новый генеральный директор обнаружил, что прежний руководитель заключил невыгодный для компании контракт. Как следствие, фирма понесла серьезные убытки.В связи с этим новая администрация выставила претензии бывшему главбуху и генеральному директору по выплате ущерба, который понесла фирма в результате их действий. По мнению нового руководителя, прежняя администрация нарушила правила приема-передачи дел. Поэтому она должна понести наказание. Кроме того, прежний директор заключил договор, который был заведомо невыгоден для фирмы. Таким образом, предшественник злоупотребил своими служебными полномочиями. Между тем прежнее руководство с претензиями не согласилось и выплачивать деньги отказалось. Ведь по результатам инвентаризации, которая предшествовала их увольнению, ошибок обнаружено не было. В ответ новая администрация решила под предлогом погашения возникшей недостачи ТМЦ задержать выплату окончательного расчета с бывшим руководством фирмы. Более того, оклады уволившихся главбуха и директора были уменьшены задним числом.Правомерны ли действия нового руководства? Кто несет ответственность за нарушения, допущенные в ходе приема-передачи дел, и отсутствие первичных учетных документов?"Качественная инвентаризация позволит избежать проблем..."Илья Плеханов, генеральный директор ООО "Советник"В случае если в организации происходит смена руководителя и главного бухгалтера, необходимо провести инвентаризацию ее имущества и обязательств (ст. 12 Федерального закона от 30 июня 2003 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухгалтерском учете). Осуществляет инвентарную проверку специальная комиссия, назначенная приказом директора. По общему правилу ее результаты требуют документального оформления. Так, расхождения между фактическим наличием ТМЦ и данными бухучета члены комиссии фиксируют в установленном порядке и доводят до сведения материально-ответственных работников. Кроме того, для главных бухгалтеров предусмотрена обязанность составлять акт приема-передачи дел (п. 6 Постановления Совмина СССР от 24 января 1980 г. N 59). Однако, если этот документ отсутствует, нарушения не будет. Законодательством о бухучете не определена ответственность главбуха и руководителя за ошибки, допущенные в ходе приема-передачи дел. Трудовым кодексом также не предусмотрена обязанность увольняющихся работников передавать дела на основании каких-либо актов.Тем не менее после выяснения причин недостач и выявления конкретных виновников директор может взыскать недостачу за счет виновных сотрудников или отнести ее на финансовые результаты фирмы. Очевидно, качественно проведенная инвентаризация позволит избежать проблем и успешно завершить прием-передачу дел как главбуху, так и директору."Главбух несет ответственность, если..."Александр Кудинов, юрист ООО "Консалтинговая группа "БиАйКью"В настоящее время единственной процедурой, фиксирующей передачу дел генеральным директором и главным бухгалтером новому руководству, является инвентаризация имущества и обязательств фирмы. Если при проведении инвентаризации не было выявлено нарушений со стороны главного бухгалтера, то отсутствие письменного оформления приема-передачи дел не является основанием для привлечения его к материальной ответственности. Ведь контролировать проведение инвентаризации обязан руководитель предприятия (ст. 12 Закона о бухгалтерском учете). Главный бухгалтер будет отвечать за свои действия рублем только в случае, если это условие предусмотрено в его трудовом договоре (ст. 243 ТК РФ).Кроме того, законодательство возлагает на руководителя фирмы бремя ответственности за нарушения при организации бухгалтерского учета и выполнении хозяйственных операций. Ведь руководство учетом компании возложено на главбуха, который подчиняется непосредственно генеральному директору (ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). В случае если директор причинил предприятию своим виновным действием или бездействием убытки, компания может потребовать их возмещения в судебном порядке. Более того, руководитель фирмы в соответствии с законодательством может привлекаться не только к материальной, но и к налоговой, административной или уголовной ответственности."За отсутствие "первички" - штраф..."Светлана Гаврилова, ведущий консультант по праву отдела консалтинга АКГ "ФинЭкспертиза"После завершения процедуры инвентаризации ее результаты отражают в бухгалтерском учете. В случае если в ходе инвентаризации будет установлена недостача материальных ценностей, компания вправе взыскать с виновного сотрудника суммы причиненного ущерба в размере, который не превышает его среднемесячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Однако следует учитывать, что взыскать убытки с работника можно только до его фактического увольнения. В рассматриваемой ситуации главный бухгалтер и директор могут нести ответственность за недостачу, обнаруженную в ходе инвентаризации, лишь в том случае, если будет доказано, что она произошла по их вине в период работы в компании.При этом новая администрация фирмы не вправе задерживать выплату окончательного расчета бывшему руководству под предлогом взыскания суммы ущерба от недостачи. Это правило распространяется также на выдачу трудовой книжки и других документов, связанных с работой. В случае задержки новое руководство компании могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб., а саму фирму - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, организация может быть привлечена к материальной ответственности в связи с незаконным лишением сотрудника возможности трудиться. В этом случае придется возместить ему неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ).Возможности задним числом уменьшить оклад уже уволившемуся главному бухгалтеру и директору законодательство также не допускает. Ведь размер тарифной ставки или должностного оклада сотрудника - существенные условия труда. Изменить их компания вправе только до увольнения работника. Между тем снизить оклад бывшему руководству в течение двух недель до увольнения также не получится. Ведь об изменении существенных условий труда работодатель обязан предупредить сотрудника за два месяца в письменной форме.Если же будет установлено, что по вине бывших руководителей отсутствуют первичные документы, их могут оштрафовать на сумму от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ). Вместе с тем за подписание невыгодного контракта прежний генеральный директор ответственности не несет. Ведь понятие "невыгодный договор" является оценочным. Так, по оценке прежнего директора контракт мог быть признан выгодным для фирмы, а новый генеральный его таковым не считает. Говорить о том, что бывший глава организации, подписав этот контракт, злоупотребил своими правами, нельзя. Ведь он заключал договор от имени фирмы в рамках исполнения своих должностных обязанностей.Материал подготовилаВ.ПлехановаЭксперт "Консультанта"Подписано в печать25.07.2006