Изменения в графике отпусков

Вопрос:

Часто  бывает так, что сотрудники заявили в графике один период, а фактически пошли в отпуск в другой. Неужели на каждый такой перенос нужно бумажки о переносе составлять? А если вместо 2х недель человек решил пойти на 1 неделю, а когда использовать вторую ещё не решил?

Неужели недостаточно заявления на отпуск для правильного оформления этого?
И ещё непонятно насколько обязательны все уведомления о начале отпуска. Сотрудник же сам пишет заявление на отпуск, зачем его ещё и уведомлять?

Давайте обратимся к Трудовому Кодексу
Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

временной нетрудоспособности работника;
исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Из этих двух статей Трудового Кодекса видно, что изменения в график отпусков  могут вноситься как по инициативе работодателя, так и работника.

Статья 123 ТК РФ закрепляет обязательность графика отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Отсутствие графика отпусков карается штрафом работодателя на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановкой деятельности компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Обязанностью работодателя является извещение о времени начала отпуска работника под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Таким образом, заявление работника на предоставление ежегодного отпуска (или его частей) не требуется, так как с заранее составленым графиком отпусков (с учетом пожеланий самого работника, которые должны были быть заблаговременно отражены в его собственноручном заявлении во время подготовки графика на будущий календарный год) он уже ознакомлен. Однако, жизнь часто вносит свои коррективы в наши планы и приходится их менять. 
Какова процедура?

Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник  должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого составляется приказ и в график отпусков вносятся необходимые изменения.

На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе  указывается основание для переноса отпуска (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д. т срок, на который он переносится). Однако, в соответствии с ч. 1 ст. 124 ТК РФ, если временная нетрудоспособность наступила в период отпуска или в период исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы, приказ не требуется. Отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника..

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если в в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ),  работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ)  или отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

То есть, практически все изменения должны отражаться в графике отпусков. Но как правило, это на предприятиях не делается, а в большей степени работают по старинке и используется заявление работника на предоставление ему отпуска в тот период, когда у него возникает такая необходимость.

В конце хочу обратить ваше внимание на разъяснение начальника Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И. Шкловца о необязательности внесения изменений в график отпусков

«…Нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с переносом отпуска, а также в связи с увольнением или приемом новых сотрудников?..»
Из письма главного бухгалтера Ирины Логиновой, г. Владимир

Ирина, трудовое законодательство не требует обязательно вносить изменения в график отпусков, но и не запрещает. Если для управленческого учета вам нужна достоверная информация о графике отпусков, то можно скорректировать график.

При переносе отпуска на другое время изменения в график утверждает сотрудник, ранее подписавший график, например руководитель компании или другой уполномоченный на это специалист. В графике отпусков заполняют графы 8 и 9, в которых указывают причину переноса отпуска и его предполагаемую дату, а в графе 8 – еще и документ, на основании которого отпуск отложен. Это может быть заявление работника о переносе отпуска в произвольном виде, если инициатором является сам сотрудник. Или же приказ о переносе отпуска, когда его сроки сдвигаются по инициативе работодателя.

При приеме на работу новых сотрудников дополнять график отпусков можно в том же порядке, в котором компания его утверждала. А при увольнении вообще нет необходимости менять график отпусков.